Cómo ser más productivo y eliminar las actividades que pierden tiempo utilizando la “caja de Eisenhower”

Dwight Eisenhower vivió una de las vidas más productivas que puedas imaginar.

Eisenhower fue el 34 ° presidente de los Estados Unidos, sirviendo dos mandatos desde 1953 hasta 1961. Durante su tiempo en el cargo, lanzó programas que llevaron directamente al desarrollo del Sistema de Carreteras Interestatales en los Estados Unidos, el lanzamiento de Internet (DARPA ), la exploración del espacio (NASA) y el uso pacífico de fuentes de energía alternativas (Ley de Energía Atómica).

Antes de convertirse en presidente, Eisenhower fue un general de cinco estrellas en el ejército de los Estados Unidos, se desempeñó como Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial y fue responsable de planificar y ejecutar invasiones del norte de África, Francia y Alemania.

En otros puntos del camino, se desempeñó como presidente de la Universidad de Columbia, se convirtió en el primer comandante supremo de la OTAN y, de alguna manera, encontró tiempo para dedicarse a pasatiempos como el golf y la pintura al óleo.

Eisenhower tenía una capacidad increíble para mantener su productividad no solo durante semanas o meses, sino también durante décadas. Y por esa razón, no es de extrañar que muchas personas hayan estudiado sus métodos para la gestión del tiempo, la gestión de tareas y la productividad.

Su estrategia de productividad más famosa se conoce como Eisenhower Box (o Eisenhower Matrix) y es una herramienta sencilla para la toma de decisiones que puede utilizar ahora mismo. Hablemos sobre cómo ser más productivos y cómo funciona la estrategia de Eisenhower.

La caja de Eisenhower: cómo ser más productivo

La estrategia de Eisenhower para tomar medidas y organizar sus tareas es simple. Usando la matriz de decisiones a continuación, separará sus acciones según cuatro posibilidades.

1. Urgente e importante (tareas que realizarás de inmediato).
2. Importante, pero no urgente (tareas que programará para hacer más adelante).
3. Urgente, pero no importante (tareas que delegará en otra persona).
4. Ni urgentes ni importantes (tareas que eliminarás).

Lo mejor de esta matriz es que se puede utilizar para planes amplios de productividad (“¿Cómo debo gastar mi tiempo cada semana?”) Y para planes diarios más pequeños (“¿Qué debo hacer hoy?”).

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo luce hoy mi Eisenhower Box.

La diferencia entre urgente e importante

Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante.
-Dwight Eisenhower

Las tareas urgentes son cosas a las que sientes que debes reaccionar: correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes de texto, noticias. Mientras tanto, en palabras de Brett McKay, “Las tareas importantes son aquellas que contribuyen a nuestra misión, valores y objetivos a largo plazo”. 1

Separar estas diferencias es lo suficientemente simple como para hacerlo una vez, pero hacerlo continuamente puede ser difícil. La razón por la que me gusta la Matriz de Eisenhower es que proporciona un marco claro para tomar decisiones una y otra vez. Y como todo en la vida, la consistencia es la parte difícil.

Aquí hay algunas otras observaciones que hice al usar este método.

Eliminación antes de optimización

Hace unos años, estaba leyendo sobre programación de computadoras cuando encontré una cita interesante:

“No hay código más rápido que ningún código”.
–Kevlin Henney

En otras palabras, la forma más rápida de hacer algo, ya sea que una computadora lea una línea de código o tache una tarea de su lista de tareas pendientes, es eliminar esa tarea por completo. No hay forma más rápida de hacer algo que no hacerlo en absoluto. Esa no es una razón para ser perezoso, sino más bien una sugerencia para obligarse a tomar decisiones difíciles y eliminar cualquier tarea que no lo lleve hacia su misión, sus valores y sus metas.

Con demasiada frecuencia, utilizamos la productividad, la gestión del tiempo y la optimización como excusa para evitar la pregunta realmente difícil: “¿De verdad necesito hacer esto?” Es mucho más fácil permanecer ocupado y decirse a sí mismo que solo necesita ser un poco más eficiente o “trabajar un poco más tarde esta noche” que soportar el dolor de eliminar una tarea con la que se siente cómodo, pero eso no lo es. el mayor y mejor uso de su tiempo. 2

Como dice Tim Ferriss, “estar ocupado es una forma de pereza: pensamiento perezoso y acción indiscriminada”.

Encuentro que la Matriz de Eisenhower es particularmente útil porque me empuja a cuestionar si una acción es realmente necesaria, lo que significa que es más probable que mueva las tareas al cuadrante “Eliminar” en lugar de repetirlas sin pensar. Y para ser honesto, si simplemente eliminara todas las cosas en las que pierde el tiempo cada día, probablemente no necesitaría ningún consejo sobre cómo ser más productivo en las cosas que importan.

¿Me ayuda esto a lograr mi meta?

Una nota final: puede ser difícil eliminar las actividades que pierden el tiempo si no está seguro de en qué se está esforzando. En mi experiencia, hay dos preguntas que pueden ayudar a aclarar todo el proceso detrás de la caja de Eisenhower.

Esas dos preguntas son …

1. ¿Para qué estoy trabajando?
2. ¿Cuáles son los valores fundamentales que impulsan mi vida?

Estas son preguntas que me he hecho en mi Revisión anual y en mi Informe de integridad. Responder estas preguntas me ha ayudado a aclarar las categorías de ciertas tareas en mi vida. Decidir qué tareas hacer y qué tareas eliminar se vuelve mucho más fácil cuando tiene claro lo que es importante para usted.

La Matriz de Eisenhower no es una estrategia perfecta, pero he descubierto que es una herramienta útil para la toma de decisiones para aumentar mi productividad y eliminar los comportamientos que consumen energía mental, pierden tiempo y rara vez me mueven hacia mis objetivos. Espero que también te resulte útil. 3 Notas al pie

1. Gracias a Brett McKay de The Art of Manimony por su publicación en Eisenhower Box.

1. El término “mayor y mejor uso” es un concepto de bienes raíces para encontrar el uso más valioso de una propiedad. Mi amigo Mark Heckmann es fanático de usar la frase para la gestión del tiempo personal y a mí también me gusta. Gracias Mark!

1. Para obtener otros consejos útiles sobre productividad, consulte este artículo que resume el trabajo de Scott Hansleman.