Después de más de 20 años como emprendedor y consultor de emprendedores, estoy convencido de que para muchos emprendedores, ser organizados es un enigma. “Emprendedor organizado” incluso puede ser un oxímoron, porque el trabajo que conllevan los grandes empresarios hace que la organización sea pobre. Al menos organizar como la mayoría del mundo lo define.
Durante la mayor parte de mi carrera me llamé consultor organizador. El aspecto más frustrante de ese papel fue defenderme de las nociones preconcebidas de las personas sobre la palabra “organizada”. Particularmente en lo que se refiere a mí. Se imaginaron que tenía ”un trozo de papel en el escritorio a la vez ”. Y como alguien que vivió y trabajó de manera metódica (¿aburrida?), asumieron que ni siquiera podía imaginar experimentar el caos de sentirme totalmente abrumado por mi entorno. ¡Nada podría estar más lejos de la verdad!
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Organizador nato
Tuve la suerte de crecer en un hogar muy organizado. Cuatro de nosotros compartimos el último piso de una casa de campo de 2 pisos, con el baño de abajo donde vivían los padres de mi padre. Tan pronto como fui a la escuela, mi madre fue a trabajar a tiempo completo. Además, manejaba las actividades normales de un trabajador de granja, como jardinería y enlatado, muy activo en la comunidad.
Ser responsable de cuidar mi propio entorno físico era una expectativa tácita y fue modelado por mis padres. No tengo recuerdos de situaciones de pánico, como buscar frenéticamente las llaves del carro o trozos de papel perdidos. Aunque la casa con frecuencia parecía desordenada, podría corregirse rápidamente, porque todo tenía un lugar.
Mi primera esposa no solo era organizada, sino también fastidiosa. Solíamos bromear diciendo que formamos un gran equipo porque podía hacer un desastre más rápido que cualquiera que ella conociera, pero a ella le gustaba limpiarlo. Su profesión consistía en proyectos a muy largo plazo, por lo que limpiar la cocina era algo que disfrutaba porque podía ver resultados inmediatos.
Después de adoptar a tres niños, comencé a pasar tiempo con otros padres, escuchando historias de horror sobre sus dificultades para organizarse. Antes de ese evento, no había pensado mucho en cómo organicé mi vida. Mientras me sentaba en un patio de recreo en la ciudad, escuchaba comentarios como “No hemos comido en la mesa del comedor en meses porque está cubierto de papeles” o “Tuvimos que presentar una extensión de nuestro impuesto sobre la renta nuevamente este año”.
Organización igual a éxito
En ese momento estaba buscando una manera de ganar más dinero para nuestro hogar y había leído que muchos negocios exitosos eran el resultado de empresarios que escuchaban de lo que otras personas se quejaban. Pensando en mis propias experiencias, me di cuenta de que tenía un historial de ayudar a otras personas a tomar el control de su entorno. Durante unas vacaciones de verano, ayudé a mi tía, una madre de cinco hijos, a organizar su cocina y armarios. En el instituto organicé una biblioteca musical. Como practicante en la universidad, desarrollé un sistema de recuperación de recetas para mi jefe, un chef. Incluso creé un sistema de archivo voluntario para una agencia sin fines de lucro en las Indias Occidentales.
Pronto me di cuenta de que ayudar a otras personas a organizar su entorno también mejoraba sus vidas. Y para mí, también fue bastante terapéutico. Como alguien que tenía episodios frecuentes de depresión, una de mis técnicas para hacerle frente era tomar el control de mi entorno. Cuando mi mente comenzó a sentirse totalmente abrumada, encontré consuelo en el control de mi entorno, especialmente deshaciéndome de todo lo que pude, por lo que tenía menos que control.
Organización y emprendimiento
Cuando me interesé en crear una carrera como consultor de organización, comencé a prestar atención a cómo me organizaba. Leí artículos sobre cómo administrar el tiempo y el espacio para comparar cómo lo hicieron otras personas. A menudo me frustraba que no podía actuar de la manera rutinaria que las personas descritas. Cosas divertidas como vestirme por la mañana, me frustraron.
Observé que no tenía una rutina, y por mucho que traté de desarrollar una, después de todo eso es lo que organizo, fallé. A veces me arreglaba el cabello primero y luego me afeitaba, deteniéndome con frecuencia para hacer algo en la cocina antes de terminar. Encontré poco tiempo para enderezarme antes de llevar a los niños a la escuela y a menudo acomodar la ropa en medio de la noche. No obstante, parecía lograr muchas cosas (¡aunque nunca tantas como quería!), y otras personas a menudo me preguntaban cómo lo hacía.
Después de declararme un consultor organizador, estaba decidido a convertirme en el modelo a seguir para la vida organizada. Ese intento se destaca claramente en mi mente. Me pareció que un organizador tendría un aproximado del menú. Entonces, con gran diligencia, sacaba mis libros de cocina durante el fin de semana, planificaba los menús para la semana siguiente y compraba los ingredientes. Pronto descubrí que esta estrategia fue un horror para mí. El menú decía que el miércoles era noche de espagueti pero no estaba de humor, así que tomé las verduras sobrantes, unos trozos de pollo y preparé salteados. Finalmente concluí que la cocina organizada para mí significaba tres cosas:
- Siempre tener muchas recetas a la mano.
- Comprar una variedad de frutas y verduras frescas una vez por semana.
- Preparar una comida según mis sentimientos de ese día.
Organización y negocios
Aunque mi carrera como consultor organizador comenzó organizando hogares, pronto los clientes me pidieron que los ayudara en su oficina. Estaba aterrorizado ante la idea. ¿Cómo sabría qué hacer en un negocio? ¡Fui entrenado como músico! Pero acepté intentarlo, y pronto descubrí que muchas de las técnicas que me sirvieron bien en el hogar funcionaron igualmente bien en los negocios. El primer paso siempre fue deshacerse de lo innecesario.
Pregúntales a los 100 empleados si saben que hay cosas en su oficina que no necesitan, y 99 de ellos dirían que ‘¡Sí!’ Pero cuántas personas van a trabajar y dicen: ‘Bueno, no tengo nada mejor que hacer, creo que hoy limpiaré mis archivos’. De hecho, si lo hacen, es posible que se enfrenten a un colega que se queja, “¿por qué estás haciendo eso? ¡Tenemos que terminar esa nueva propuesta!”
La investigación muestra que el trabajador promedio pasa 150 horas al año buscando información fuera de lugar, y el 80% de lo que la mayoría de los empleados de oficina conservan nunca se utiliza. Mi presencia allí como consultor organizador, dio a las personas permiso para tomarse el tiempo, no solo para eliminar lo que no necesitaban, sino para descubrir lo que tenían que podría ser útil para otras personas en la organización. Luego, creamos sistemas en armarios de almacenamiento y salas de archivo que permitían a las personas acceder a la información de los demás. A menudo, eliminó la compra de suministros y materiales que ya existían. Además, ayudó a borrar el tiempo perdido, reinventando lo que otro empleado ya había creado.
Siempre me ha intrigado el sentido del humor de Dios. Ahora estoy casado con una mujer para quien organizar es un misterio y ella está totalmente desinteresada en cambiar eso. ¡Simplemente prefiere que alguien más lo haga por ella! Habla sobre una relación desafiante. Ahora no solo tengo que hacer frente a mis propias luchas organizativas, sino también a las de otra persona. Sin embargo, esto ha facilitado mi carrera, porque una de las preguntas más comunes que me hacen es “¿Qué pasa si el problema es mi colega o cónyuge?”
Motivación
Una de las cosas que he aprendido es que hay una gran diferencia entre inclinación y motivación. Si estoy motivado para hacer algo, puedo hacerlo. Si no es algo en lo que tengo una habilidad innata, me llevará más tiempo que a otra persona, pero es posible y los resultados son muy satisfactorios. Por otro lado, es imposible convencer a alguien más de que deberían estar organizados si no ven la necesidad. Soy bendecido con una esposa que es la persona más solidaria que conozco. ¡Nunca se queja de mis ideas escandalosas y a menudo descabelladas! Sin su apoyo, nunca hubiera podido hacer crecer el Instituto de Productividad Hemphill en un equipo de casi 60 personas comprometidas a ayudar a los empresarios a llevar sus habilidades innatas al mercado.
Uno de los principios de supervivencia en los negocios para una persona desorganizada es rodearse de personas que tengan habilidades complementarias a las suyas. Me habría quemado hace años si no hubiera encontrado asistentes estratégicos que sean brillantes en la limpieza de los problemas que creo.
Gestionar el tiempo
Siempre he estado (y sigo estando) frustrado con mi propia falta de habilidades inherentes de gestión del tiempo. La estrategia de hacer y priorizar una lista sigue siendo un desafío para mí. Por un lado, siempre me interrumpo antes de completar la lista. Decidir si algo es una prioridad A, B o C es una imposibilidad total para mí, ¡aunque Dios sabe que lo he intentado!
Pero finalmente hice las paces conmigo mismo (la mayoría de las veces) haciendo listas continuamente. Uno de los principios que enseño a los clientes es: “La mitad de cualquier trabajo es tener la herramienta adecuada”. Cuando se trata de gestión del tiempo, debo capturarlo para escribirlo de inmediato cuando pienso en ello. Eso significa llevar una grabadora en el automóvil, una llamada telefónica a mí mismo cuando no puedo escribir mi idea y llevar grandes pedazos de papel en blanco conmigo cuando estoy sentado en un avión.
El secreto de la gestión del tiempo para mí es categorizar todo lo que se debe hacer, de varios lugares, y luego organizarlos según cuándo y cómo puedo hacerlo. Por ejemplo, si envíe una tarjeta de cumpleaños a John, ésta va en mi calendario, porque tiene que hacerse en un día específico; si compré una nueva engrapadora ésta entra en una lista de diligencias. A menudo descubro que no tengo la lista de diligencias conmigo cuando decido hacer mandados, pero es sorprendente cómo el simple hecho de escribirlo ayuda a crear una lista en mi memoria. No es un sistema perfecto, pero funciona la mayor parte del tiempo ¡y se me conoce por llamar a mi oficina desde la tienda de suministros para pedirle a mi asistente que revise mi lista!
Organizando la vida
Siempre puedo sentirme frustrado por mi difícil mejora de mis propias habilidades de organización. Pero la buena noticia es que cada día me mejoro. Mientras tanto, soy totalmente capaz de ayudar a los clientes que se sienten desorganizados, a tomar el control de sus vidas y de sus negocios.
Desde mi perspectiva, organizar es un arte, no una ciencia. No se obliga a nuestros clientes a ninguna noción preconcebida de “organizado”, pero les ayudamos a desarrollar sistemas y técnicas y a elegir las herramientas adecuadas que les permitirán ser el mejor emprendedor que puedan ser.
Hay tres preguntas que hacemos repetidamente: ¿Funciona?, ¿te gusta?, ¿funciona para otros? Si la respuesta a cualquiera de esos es no, tenemos que volver atrás y refinar los sistemas, herramientas y técnicas que hemos diseñado. Organizar es un viaje, no un destino. No se puede instalar, tiene que ser alimentado. Tu éxito empresarial será juzgado por tus resultados, no por tus habilidades de organización. ¡Pero mejorar tus habilidades de organización probablemente aumentará tus posibilidades de éxito, y sin duda hará que tu viaje sea mucho más fácil!