Hace poco hablé en un panel sobre cómo recuperarse cuando una buena reunión en línea sale mal. De los más de 40 problemas que compartieron los miembros de la audiencia, muy pocos involucraron tecnología. La mayoría involucraba a alguien que descarriló al grupo mientras todos los demás se sentaban, aparentemente indefensos para evitar que el tren de su reunión saltara las vías.
Para corregir estos problemas, los expertos compartieron consejos notablemente similares:
- Note lo que salió mal.
- Nombralo. Intervenir.
- Tómese un descanso y descubra qué hacer.
- Vuelve y ponte en camino.
Sin embargo, estos pasos funcionan solo si sabe de qué se trata la reunión, sabe cómo se supone que debe realizarse y tiene la autoridad y el apoyo necesarios para intervenir. Esos supuestos no son válidos para muchas reuniones de equipo, lo que deja a las personas buenas sentadas en sus pulgares cuando las cosas van mal.
Puede arreglar eso para su equipo dándoles a todos en el equipo las habilidades y la autoridad necesarias para que las reuniones sean valiosas. Las habilidades necesarias para dirigir buenas reuniones vienen con entrenamiento y práctica. La responsabilidad de mantener las reuniones en camino puede ser compartida por todos. Así es cómo.
Clic en el tema de interés
1. Plan para problemas comunes.
Identifique los problemas más comunes que enfrenta su equipo en las reuniones. Por ejemplo, puede experimentar regularmente:
- Fallas tecnológicas: dificultad para conectarse, audio deficiente, etc.
- Discurso desordenado: personas que hablan entre sí, se desvían del tema o discuten.
- Participación desigual: algunas personas hablan, otras rara vez contribuyen.
2. Prepare una intervención.
Diseñe una intervención si su equipo puede usar cuando surja el problema. Esto le brinda a su equipo una forma rápida y sencilla de darse cuenta cuando su reunión se dirige a aguas rocosas y cambiar rápidamente de rumbo. Por ejemplo:
- Un plan de respaldo: si tenemos problemas para conectarnos a la reunión de video, entonces usaremos la línea de conferencia telefónica.
- Una señal visual: si Parece que alguien está tratando de hablar pero no podemos escucharlo, entonces sostendremos una tarjeta que dice: “Estás silenciado”.
- Una palabra clave: si la conversación se dirige a las malas hierbas, entonces diremos “ELMO” (“Suficiente, sigamos adelante”).
- Una señal de audio: si la conversación se vuelve tensa e improductiva, tocaremos una campana y tomaremos un momento en silencio. Para reiniciar la conversación, primero identificaremos qué salió mal y qué necesitamos cada uno para que podamos retomar el camino.
- Una práctica de retroalimentación: si necesitamos la contribución y el mejor pensamiento de todos, entonces realizaremos un “círculo”, durante el cual cada persona habla durante 30 segundos sobre el tema y nadie habla por segunda vez hasta que se hayan escuchado todas las voces.
3. Practica tu intervención.
Una vez que haya identificado su intervención, preséntela a su equipo y póngala en práctica. Por ejemplo, después de presentar el concepto ELMO a su equipo, puede realizar un ejercicio de juego de roles pidiéndole a dos miembros del equipo que hablen sobre algo bastante aburrido. El resto del grupo observa, y cuando cualquiera de los dos habladores se desvía del tema, el grupo llama a ELMO. Termine aplaudiendo a la pareja de juego de roles y al grupo, porque se debe celebrar el coraje de mantener un grupo productivo.
4. Dar permiso.
Ahora que ha introducido una intervención y la ha practicado, pídale al grupo que la use. En el futuro, todos deberían estar de acuerdo en que cuando se encuentre con problemas y alguien intervenga, todos trabajarán para que esa reunión vuelva a la normalidad.
Con este acuerdo, su grupo se autoriza mutuamente a utilizar la intervención.
5. Ponga al grupo a cargo de su propio éxito.
En última instancia, desea intervenciones útiles para convertirse en parte de su cultura, parte de “la forma en que las reuniones funcionan por aquí”. Pero esto no sucederá automáticamente.
Para darle un impulso a su hábito de reunión saludable, intente asignar a una persona en cada reunión para que sea responsable de la intervención. Esa persona se asegura de que suene la campana, o de que todos hablen una vez antes de que alguien hable dos veces, o sea cual sea su intervención.
Entonces, celebra. En las primeras semanas y meses, tómese el tiempo para reconocer a quienes han intensificado las reuniones y los han ayudado a todos a hacerlo mejor.
Al seguir estos pasos para adoptar algunos acuerdos simples si-entonces, su equipo de buenas personas puede esperar disfrutar de muchas buenas reuniones.